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Filter Definition

Sebastian Bartsch Aktualisiert von Sebastian Bartsch

In diesem Dialog legen Sie fest welche Ordner eines Postfachs von XchangeConnect verarbeitet werden. Im Weiteren definieren Sie anhand der Eigenschaften der E-Mails und Anhänge, welche Dokumente archiviert werden.

Ordner Filter

Mit dem Ordner Filter definieren Sie, aus welchen Ordnern E-Mails verarbeitet werden.

Filter Modus

Beschreibung

Nur Posteingang Ordner

Verarbeitet lediglich die E-Mails, die direkt im Postfach liegen.

Nur Unterordner im Postfach

Verarbeitet E-Mails, die in den Unterordnern des Postfaches liegen. E-Mails aus dem Postfach selbst werden hier nicht verwendet.

Aus-/Eingeschlossene Ordner

Wählen Sie diese Option um bestimmte Ordner ein- oder auszuschließen.

Ordnernamen bzw. Pfade zu einem Ordner werden durch Schrägstriche (/) getrennt.

Wenn Sie die Unterordner eines Ordners verarbeitet möchten, dann muss der Ordnername mit /* abgeschlossen werden.

Beispiel: Es werden alle Unterordner im Posteingang verarbeitet. Dabei werden die Ordner Posteingang/Einkauf und Posteingang/Lieferscheine ausgeschlossen. Die E-Mails die im Ordner Posteingang selbst liegen werden so nicht verarbeitet.

Wenn Sie die E-Mails im Ordner Posteingang verarbeiten möchten, dann muss Posteingang ohne abschließendes /* bei Ordner einschließen hinzugefügt werden.

E-Mail Filter

Mit dem E-Mail Filter definieren Sie, welche E-Mails verarbeitet werden. Dafür werden die Einstellungen zur Filterung entsprechend gesetzt.

Mehr Informationen Definition der Kriterien selbst haben wir für Sie in einem separaten Artikel zusammengefasst: Eigenschaften und Operatoren

E-Mails neuer als verarbeiten

Hier stellen Sie ein von welchem Zeitpunkt beginnend E-Mails verarbeitet werden. Dies ist beispielsweise bei einem Wechsel von einer anderen Archivierungslösung hilfreich um ältere E-Mails z.B. nicht nach DocuWare zu archivieren.

Alle E-Mails verarbeiten

Wählen Sie diese Option um alle E-Mails ohne Filterung zu archivieren. Auch zuvor gesetzte Einstellungen zur Filterung werden dann nicht mehr berücksichtigt, bleiben jedoch in der Konfiguration erhalten.

E-Mails die zuvor mit MailConnect Server verarbeitet wurden werden generell nicht erneut verarbeitet.

Primär Dokumente und Zusätzliche Dateien

Bei den Anhängen wird zwischen Primäre Dokumenten und den zusätzliche Dateien unterschieden.

Primär Dokumente sind die Dokumente, die für die Archivierung am wichtigsten sind. Dies können beispielsweise Eingangsrechnungen oder Bestellungen sein.

Zusätzliche Dateien sind hingegen Elemente, die eher nebensächlich aber dennoch zugehörig zum primären Dokument sind. Darunter fallen zum Beispiel Einzelverbindungsnachweise zu einer Telefonrechnung.

Um zu definieren, welche Anhänge als primäres oder zusätzliches Dokument behandelt werden soll, werden die Einstellungen zur Filterung entsprechend zu der E-Mail Filterung gesetzt.

Damit haben Sie die Möglichkeit die elementaren Elemente von unwichtigen Anhängen wie Werbung oder Informationsmaterial zu trennen.

Wie dies funktioniert, erfahren Sie im Artikel XX Einstellungen setzten.

Alle Anhänge verarbeiten

Wählen Sie diese Option um alle Anhänge einer E-Mails zu verarbeiten. Davon ausgeschlossen sind jedoch eingebettete Bilder wie sie häufig in Signaturen verwendet werden.

Ebenso führt diese Option dazu, dass alle Anhänge als Primär Dokument behandelt werden.

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