Dateien anhand des Archiv-Attribut filtern

Aktualisiert 1 year ago von DocuScan Support

Die nachfolgend beschriebene Funktion ist ab Version 3.10.17352 verfügbar

Als zusätzlicher Filter für die Bestimmung relevanter Dateien kann das Archiv-Attribut ausgewertet werden.Bei dem Archiv-Attribut handelt es sich um eine vom Windows-Dateisystem unterstützte Kennzeichnung ob eine Datei verändert wurde und damit bereit für eine etwaige Archivierung ist. Neue Dateien erhalten das Attribut automatisch.StorageRobot kann prüfen ob dieses Attribut bei einer Datei gesetzt ist. Ist das Attribut gesetzt wird die Datei verarbeitet werden. Weitere Filter wie Black- und Whitelisting und das Mindestalter von Dateien werden weiterhin abgefragt. Ist das Attribut hingegen nicht gesetzt wird die Datei nicht verarbeitet.Sobald die Datei erfolgreich verarbeitet wurde wird das Archiv-Attribut aus der Datei entfernt. Dadurch wird die Datei als archiviert gekennzeichnet. Würde nun eine Änderung an dieser Datei vorgenommen werden, dann wird das Archiv-Attribut automatisch wieder gesetzt und die Datei kann erneut archiviert werden.

Ein klassischer Anwendungsfall: Eine ERP-Software verwaltet bestimmte Belege in einer Ordnerstruktur. Diese Ordnerstruktur und darin enthaltene Dokumente dürfen nicht verändert werden, da ansonsten die ERP-Software nicht mehr richtig funktioniert. Sollen diese Dokumente zusätzlich in DocuWare abgelegt werden kann über diesen Weg eine zuverlässige Archivierung erfolgen. Durch das Archiv-Attribut werden Dateien nur einmalig archiviert.

Die Funktionen zum Verschieben von Dokumenten in einen Erledigt-Ordner, sowie das Löschen der Quelldokumente muss für diesen Anwendungsfall deaktiviert werden. Die Funktion, dass Dateien in ein Fehlerverzeichnis verschoben werden ist automatisch deaktiviert.

Hinweis:Wenn andere Programme (z.B. Backup-Programme) auf die gleichen Ordner zugreifen wie StorageRobot kann es zu Konflikten führen. In solchen Fällen könnte es passieren, dass entweder StorageRobot nicht mehr alle Dateien archiviert, da diese bereits durch das andere Programm verarbeitet wurden. Umgekehrt könnten Dateien durch eine vorherige Verarbeitung von StorageRobot nicht mehr von dem anderen Programm verarbeitet werden, da diese bereits als archiviert gekennzeichnet wurden.

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