Wie funktioniert die Dubletten Prüfung

Aktualisiert 1 year ago von DocuScan Support

Mit MailConnect können Sie die Ablage von Dubletten im Archiv verhindern, z.B. wenn eine E-Mail an mehrere Empfänger im Haus verschickt wird. Dies funktioniert über eine ID die aus den Daten der Ursprungsmail gebildet wird und bei allen Empfängern gleich ist. Diese wird beim archivieren in ein DocuWare Feld gespeichert. Vor jeder Ablage prüft MailConnect ob es in dem Archiv bereits ein Dokument mit der gleichen ID gibt. Wenn Ja, erscheint ein Hinweis von wem und wann diese E-Mail bereits archiviert wurde. Eine Ablage ist dann auf Wunsch dennoch möglich.

 

Um die Dublettenprüfung zu aktivieren sind folgende Schritte und Voraussetzungen notwendig:

 

  • Sie benötigen in dem Zielarchiv ein Feld für die Eindeutige E-Mail ID (wir empfehlen ein Textfeld mit 255 Zeichen)
  • Alle Benutzer die E-Mails ablegen dürfen, müssen Lese- und Schreibrechte auf dieses Feld haben
  • Weisen Sie in der MailConnect Administration unter "Feldzuordnung" diesem Feld den Eintrag "Eindeutige ID der Email" zu
  • Aktivieren Sie unter "Einstellungen" die Option "Prüfen ob die Mail bereits archiviert wurde"

 

Bitte beachten Sie, das neben dieser Prüfung, bei jeder E-Mail zusätzlich geprüft wird, ob diese bereits von Ihnen schonmal archiviert wurde. Dies erkennen Sie daran, dass die Meldung nur anzeigt, dass die E-Mail bereits abgelegt wurde, aber nicht von wem oder wann. Diese Prüfung ist fester bestandteil von MailConnect und ist standardmäßig aktiviert. Sie können diese Meldung unter "Einstellungen" durch aktivieren der Option "Archivierte ohne Meldung überspringen" abschalten.


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