Stempel beim Archivieren automatisch setzen

Aktualisiert 1 year ago von DocuScan Support

Mit MailConnect3 ist es möglich nach dem Archivieren einen Stempel aufbringen zu lassen. Hierzu muss in der Administration von MailConnect ein Stempel ausgewählt werden. Die Position des Stempels wird von DocuWare automatisch bestimmt und eine geeignete freie Fläche ausgewählt.

Es ist außerdem möglich Indexbegriffe aus dem Dokument direkt in den Stempel zu übernehmen. Die wird direkt in der Administration von DocuWare eingestellt:

Für jeden Indexwert den Sie übernehmen wollen, legen Sie im Stempel ein Formularfeld an. Als Beschriftung des Formularfeldes tragen Sie bitte den Datenbankfeldnamen des Feldes ein, dessen Wert Sie übernehmen wollen.

Beispiel:

Im Archiv gibt es ein Feld "Barcode" das als Datenbank Feldnamen BARCODE hat. Dieses feld wird in der Ablagemaske von MailConnect mit angezeigt und der Anwender kann hier einen Text eintragen oder auswählen.

Um den Wert aus der Ablagemaske von MailConnect für das Feld Barcode auf das Dokument zu stempeln, müssen Sie im ausgewählten Stempel ein Formularfeld einfügen und als Beschriftung BARCODE eintragen (Groß-/Kleinschreibung ist wichtig) da so das Feld in der Datenbank heißt.

Beim Archivieren über MailConnect kann der Benutzer nun im Feld Barcode nun einen Wert eintragen oder aus einer Auswahlliste auswählen. Dieser wird dann über den Stempel auf dem Dokument aufgebracht.

TIP: Um eine automatische, fortlaufende Nummer zu generieren, kann man hier über die Möglichkeit einer SQL Abfrage für das Feld in der MailConnect Ablagemaske eine Abfrage formulieren, die für den entsprechenden Nummernkreis den nächsten Wert auswählt. Setzt man das Feld Barcode noch auf eindeutig, kann nie die gleiche Barcode Nummer 2mal verwendet werden.

Eine Beispielhafte Abfrage für die Auswahlliste könnte z.B. lauten: select barcode + 1 from ARCHIV where barcode > 50000 and barcode < 60000

Hiermit würde immer die nächste Nummer für das Feld Barcode, aus dem Nummernkreis 50001-59999 angezeigt. Bitte beachten Sie das es sich hierbei nur um ein Beispiel handelt in dem davon ausgegangen wird, das das Feld Barcode numerisch ist. Für andere Anforderungen muss die Abfrage entsprechend angepasst oder erweitert werden.

 


Wie waren wir?